Prea des vedem ca in multe companii sectiunea de depozitare este acordata foarte putin sau deloc atentie. Dar sectia de depozitare merita acest tratament insuficient? Sau este un departament mai important decat pare la prima vedere?
In acest articol vom vedea ce intelegem prin depozit si care este importanta sa in cadrul companiei.
Ce este un depozit?
Depozitul este spatiul fizic al companiei in care se desfasoara functia de depozitare. Aceasta usurinta de a defini cu un singur cuvant ca “stocare” functia jucata in cadrul companiei de catre unul dintre departamentele sale, ar putea fi cauza acelui tip de invizibilitate pe care il sufera. Este in depozitul in care in majoritatea companiilor ajung personalul mai slab calificat, este locul unde apar cele mai multe tensiuni din cauza eforturilor din ultimul moment, orele suplimentare, munca in zilele de sarbatoare…
Cu toate acestea, si curios, este exact locul in care compania reuseste sa faca serviciul pentru clienti eficient si in prea multe ocazii, cu putine mijloace sau cu putine mijloace actualizate.
Un depozit consuma multe resurse de diferite tipuri, consuma resurse umane, consuma resurse financiare, are active fixe, imobiliare, rafturi, are utilaje care necesita intretinere si consuma timp. Toate acestea fara a fi adesea percepute ca adaugand valoare.
In depozitele noastre unde avem materiile noastre prime, piesele noastre de schimb, produsele semifinite, produsele finite, produsele finite. Depozitul este locul unde indeplinim functii care fac posibila activitatea economica a companiei noastre. Acestea se realizeaza in depozit: consumabile, manipulare, ambalare, receptie si emitere, controlul calitatii, pregatirea comenzilor, modificari de prezentare, transport, distributie, facturare… In cele din urma, este locul in care reglementam fluxul produsului finit.
Nivelul si acuratetea inventarului afecteaza in mod direct declaratia de venit, iar daca nu suntem siguri de nivelul stocului din depozitul nostru, nu putem cumpara bine si nici nu putem servi in mod adecvat clientii.
Fiabilitatea stocurilor noastre duce direct la strategia de inventar a companiei noastre, adica in planificarea si prognozarea acesteia. Dintre toate cele mai importante este prognozarea cererii. Pentru managementul companiei, prognoza nivelurilor cererii este vitala, deoarece ofera datele pe care se va baza planificarea si controlul multor zone functionale ale companiei, inclusiv, desigur, depozitul in sine.
Dar, in acelasi timp, aceste previziuni se bazeaza pe cele istorice furnizate de fluxurile de informatii si miscarile depozitului nostru. De aici si importanta fiabilitatii sale datorita managementului. Nivelurile cererii si programarea acestora afecteaza in mare masura nivelurile de capacitate, nevoile financiare si structura generala a companiei.
Asta inseamna ca, daca datele stocurilor noastre nu sunt fiabile, toate deciziile pe care managementul le ia pe baza lor vor duce la noi erori de stocare si asa mai departe, cum ar fi merlanul care isi musca coada. Pe scurt, toate erorile Directiei se incheie in inventar.
De aceea, se spune adesea ca depozitul este un turn de veghe ideal pentru a vedea functionarea generala si reala a unei companii. Din aceasta puteti vedea eficacitatea tuturor celorlalte departamente; achizitii, productie, finante, management, administratie… Cauta inchirieri paleti plastic daca vrei sa te asiguri ca nu cheltui foarte mult cu aceste obiecte de depozitare.
Dupa cum puteti vedea, un depozit este mult mai mult decat o acumulare de materii prime, consumabile, componente si produse finite. Daca ne uitam, vom vedea ca stocurile apar in numeroase puncte de-a lungul lantului de productie logistica al companiei.
Cea mai mare parte a costurilor de intretinere a acestor stocuri se dovedeste a fi de natura costurilor de oportunitate, adica depozitele absorb capitalul care ar putea fi disponibil pentru o mai buna utilizare, de exemplu in imbunatatirea productivitatii sau a competitivitatii. In plus, ele nu ofera valoare directa asa cum am spus deja, desi stocheaza valoare.
Un depozit prost gestionat, este adesea folosit pentru a masca ineficientele din alte departamente.
Depozitul devine de prea multe ori tapul ispasitor pentru gestionarea defectuoasa a achizitiilor, productia in exces, ascunderea defectiunilor invechite, a calitatii etc., ceea ce creste consumul de resurse de tot felul, deoarece pentru depozit nu sunt altceva decat referinte care trebuie gestionate si ele.
Dar atunci, de ce avem depozite?
Motivele pentru sustinerea costurilor de intretinere a inventarului sunt intotdeauna legate de nivelul serviciului pentru clienti. Sistemele de productie de astazi nu sunt concepute pentru a raspunde instantaneu cerintelor si nevoilor clientilor pentru produse si servicii.
Stocurile sunt responsabile pentru oferirea unui nivel de disponibilitate a produsului-serviciu, care satisface asteptarile ridicate pe care clientul le are cu privire la disponibilitatea produsului. Acest lucru este foarte accentuat astazi in special de vanzarile online.
Avand un produs imediat pentru un client de astazi nu numai ca mentine vanzarile, dar le creste. Din pacate, daca clientul nu are un produs disponibil pe termen scurt, adica cand si unde doreste, nu va mai cumpara de la noi. Sa nu uitam ca este o chestiune de “click”.
